Учет операций по движению денежных средств в бюджетных учреждениях (Семенихин В.В.). Ревизия операций с безналичными денежными средствами Виды и формы контроля в организациях

Цель ревизии операций с безналичными денежными средствами заключается в определении правомерности, в том числе целевого характера, эффективности и экономичности использования денежных средств на банковских, лицевых, валютных и других счетах учреждений.

Приведем перечень основных законодательных и нормативных актов, используемых в учете безналичных денежных средств и являющихся источниками информации при ревизии:

• Бюджетный кодекс РФ;
• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Федеральный закон от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»;
• Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»;
• приказ Министерства финансов Российской Федерации от 1 июля 2013 г. № 65н «Об утверждении указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации»;
• План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкция по его применению. Приказ Министерства финансов РФ от 16 декабря 2010 г. № 174н;
• приказ Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта 2015 г. № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и методических указаний по их применению»;
• приказ Минфина России от 28 декабря 2010 г. № 191 н «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»;
• приказ Минфина России от 14 августа 1995 г. № 88 «О порядке формирования, ведения учета и составления отчетности об использовании средств Государственного фонда борьбы с преступностью»;
• Порядок осуществления федеральными бюджетными учреждениями операций со средствами, полученными от приносящей

• Министерство финансов РФ, Федеральное казначейство. Приказ от 29 декабря 2012 г. № 24н «О порядке открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства»;
• приказ Федерального казначейства от 10 октября 2008 г. № 8н «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов»;
• Центральный банк Российской Федерации, 19 июня 2012 г. № 383-П «Положение о правилах осуществления перевода денежных средств»;
• письмо Федерального казначейства от 24 октября 2006 г. № 42-2.4-06/136 «Об отражении в бюджетном учете и отчетности операций по перечислению средств на покупку иностранной валюты на внутреннем валютном рынке Российской Федерации с лицевых счетов получателей средств федерального бюджета».

К документам, используемым при ревизии безналичных денежных средств учреждения, относятся:

• выписка о движении денежных средств по соответствующим счетам с приложенными к ним документами (книжками денежных и расчетных чеков, копиями платежных поручений, требованиями, инкассовыми поручениями и др., заявлениями на выставление аккредитивов и проч.);
• объявление на взнос наличными;
• журнал операций с безналичными денежными средствами;
• баланс исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя) и получателя бюджетных средств.

При ревизии по данному направлению сначала необходимо установить, какие счета открыты учреждению, и провести проверку по всем лицевым счетам.

Ревизия начинается с изучения суммы входящего остатка на 1-е число месяца, 1-е число ревизуемого периода. Нужно убедиться также в полноте и подлинности выписки из счетов в банке, принятой к бюджетному бухгалтерскому учету бухгалтерией.

Полнота выписок банка по всем видам счетов определяется по построчной нумерации выписок и переносу остатков. Если конечный остаток денежных средств в предыдущей выписке соответствует начальному остатку в последующей, то это свидетельствует о наличии всех выписок по данному счету. Если окажется, что части выписок в делах учреждения нет, следует получить в банке (казначействе) заверенные копии.

Достоверность выписок определяется как по внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и т.д.), так и путем встречной проверки в банке. На всех выписках должен быть штамп банка.

Исправления в выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка. Встречной проверке обязательно подвергаются выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

За ревизией выписок следует ревизия достоверности всех проведенных через банк (казначейство) операций из счетов в банке, т.е. их соответствия подлинным документам. Известны случаи, когда документы подделывались или прилагались к выпискам неполностью, что давало возможность, применяя ложную корреспонденцию счетов, скрывать в учете серьезные нарушения.

При возникновении сомнений в подлинности документов (отсутствие банковского штампа, исправление перечисленных сумм, наименования получателя денег и даты совершения операций) требуется встречная проверка платежных документов в банке и у контрагента. Одновременно с проверкой достоверности операций и подлинности банковских документов рассматривается правильность корреспонденции счетов в учетных регистрах.

Обязанность ревизора заключается в установлении также правильности и обоснованности перечисления денежных средств за товарно-материальные ценности. Необходимо изучить порядок регистрации платежных поручений, чтобы выяснить, нет ли подписанных незаполненных чеков и др.

При ревизии безналичных расчетов необходимо определить, действительно ли причитались организациям и лицам переведенные суммы, чем вызваны такие расчеты. Для этого сверяются суммы, указанные в платежных документах, с данными выписки банка и бухгалтерскими проводками по счету 302.00 «Расчеты по принятым обязательствам».

Убедившись в правильности таких записей, по приходным документам проверяют полноту и правильность оприходования нефинансовых активов. В случае сомнения в подлинности документов или достоверности операции следует провести встречную проверку у поставщиков продукции. Выявленные при встречных проверках расхождения оформляются актами (справками).

Ревизуя расходные банковские документы, необходимо сгруппировать в отдельной ведомости данные обо всех оплаченных штрафах, неустойках и других платежах, связанных с нарушением договорных условий, что позволит впоследствии установить полноту их отражения на соответствующих счетах и принятые учреждением меры по взысканию с виновных лиц сумм причиненного ущерба.

При ревизии банковских операций нужно обратить особое внимание на расходы по статьям сметы, по которым допущен перерасход.

При ревизии операций по аккредитивам следует сверить остатки (сальдо) сумм и обороты по выпискам банка с аналогичными данными в регистрах бюджетного бухгалтерского учета. Одновременно выясняется, предусмотрена ли эта форма расчетов договором.

Затем проверяется своевременность расходования и возврата неиспользованных аккредитивов, а также оприходование материальных ценностей, поступивших от поставщиков, счета которых были оплачены с аккредитивов.

При ревизии операций с денежными средствами в иностранной валюте (бухгалтерские записи представлены в табл. 4.3) следует обратить внимание на источники поступления валюты (выручка, безвозмездная помощь на проведение каких-либо мероприятий и др.) и основания для расходования валютных средств, а также на формирование и учет курсовых разниц.

Учет операций движения денежных средств в иностранной валюте ведется в валюте РФ (рублях) по курсу Банка России на дату совершения операций в иностранной валюте. Денежные средства в иностранной валюте переоцениваются на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

Таблица 4.3. Бюджетный бухгалтерских учет операций с иностранной валютой

Окончание табл. 4.3

Необходимо проверить отдельное ведение учета по валютным средствам. Поступление и расходование наличных денежных средств

в иностранной валюте учитывается на отдельных листах кассовой книги по видам иностранной валюты.

Операции движения денежных средств на счете отражаются в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам банка с валютных счетов.

Понятие и состав финансовых активов организации

Денежные средства могут быть размещены:

• На лицевых счетах (руб. и иностранная валюта)

  Во временном распоряжении

  Отвлеченные в дебиторскую задолженность

  На депозитах

  В аккредитивах

К денежным документам относятся оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины и т.п.

Финансовые вложения включают ценные бумаги: облигации, векселя, иные ЦБ. Кроме того, это акции и иные формы участия в капитале: вклады в уставные фонды государственным и муниципальных предприятий, участие в государственных (муниципальных) учреждениях, иные финансовые активы: активы в управляющих компаниях; доли в международных организациях, прочие финансовые активы.

Учет денежных средств

Бюджетным учреждениям не открываются собственные расчетные счета в кредитных организациях, а все безналичные расчеты осуществляются органами федерального казначейства через открытые у них лицевые счета.

Учет денежных средств ведется на счете 0 201 01 000 отсутствуют коды целевого использования денежных средств, применяется только КОСГУ 510 (поступление на счета бюджетов) и 610 (выбытие со счетов бюджетов). Для отражения целевого использования средств ведутся забалансовые счета:

"17 "Поступления денежных средств на счета учреждения" и "18 "Выбытия денежных средств со счетов учреждения"

Счет 0 201 00 000 "Денежные средства учреждения"

Для формирования информации в денежном выражении о наличии денежных средств учреждений и хозяйственных операций, изменяющих указанные объекты учета, применяются следующие группы счетов:

0 201 10 000 "Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства";

0 201 20 000 "Денежные средства на счетах учреждения в кредитной организации";

0 201 30 000 "Денежные средства в кассе учреждения"

Денежные средства учреждения учитываются на счете, содержащем соответствующий аналитический код группы синтетического счета и соответствующий аналитический код вида синтетического счета объекта учета:

1 "Денежные средства учреждения на счетах";

2 "Денежные средства учреждения, размещенные на депозиты";

3 "Денежные средства учреждения в пути";

5 "Денежные документы";

6 "Аккредитивы";

7 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте".

Операции по безналичным денежным средствам в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции отражаются на следующих счетах аналитического учета:

0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства";

0 201 13 000 "Денежные средства учреждения в органе казначейства в пути".

Основанием для записей по счетам учета денежных средств являются выписки из лицевых счетов и первичные учетные документы к ним.

Операции с наличными денежными средствами отражаются на счете 0 201 34 000 «Денежные средства в кассе учреждения". Учет операций по движению наличных денежных средств на счете ведется в Журнале операций по счету "Касса" на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Бухгалтерские записи по учету движения безналичных денежных средств

Поступление субсидии:

Предоставленной на выполнение государственного (муниципального) задания: Д 4 201 11 510 - К 4 205 81 660

На иные цели (на отдельный лицевой счет): Д 5 201 11 510 – К 5 205 81 660

В виде бюджетных инвестиций (на отдельный лицевой счет): Д 6 201 11 510 – К 6 205 81 660

2. Поступление средств из кассы: 0 201 11 510 - К 0 201 13 660

3. Поступление денежных средств на восстановление ранее произведенных расходов (авансовых выплат) в погашение дебиторской задолженности: Д 0 201 11 510 – К 0 206 00 660, 0 208 00 660 , 0 303 00 730.

4. Поступление иных доходов: Д 2 201 11 510 - К 2 205 00 660

5. Перечисление предварительной оплаты в соответствии с заключенными государственными (муниципальными) договорами на нужды учреждения и прочих авансовых выплат: Д 0 206 00 560 - К 0 201 11 610

6. Перечисление денежных средств в оплату поставленных (изготовленных) материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ: Д 0 302 00 830 - К 0 201 11 610

7. Перечисление налогов, сборов и иных обязательных платежей: Д 0 303 00 830 – К 0 201 11 610

Бухгалтерские записи по учету движения наличных денежных средств

Поступление наличных денежных средств в валюте Российской Федерации в кассу с лицевого счета учреждения: Д 0 201 34 510 - К 0 201 13 660

Поступление доходов в кассу учреждения: Д 2 201 34 510 – К 2 205 00 660

Поступление неиспользованных остатков подотчетных сумм: Д 0 201 34 510 - К 0 208 00 660

Выбытие денежных средств из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе: Д 0 201 13 560 – К 0 201 34 610

Выдача денежных средств в подотчет: Д 0 208 00 560- К 0 201 34 610

Выдача из кассы заработной платы, прочих выплат, стипендий, пенсий, пособий и иных социальных выплат, вознаграждений: Д 0 302 00 830 – К 0 201 34 610

Денежные средства выдаются для расчетов по оплате труда, за транспортные и коммунальные услуги, за оплату материалов для хозяйственных нужд, за приобретение основных средств и горюче-смазочных материалов, на командировочные расходы.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Счет 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения» предназначен для учета бюджетным учреждением движения денежных средств на банковских счетах, в кассе, а также для учета денежных документов и денежных средств в иностранной валюте.

Для учета операций по движению денежных средств используются следующие счета Плана счетов бюджетного учета:

0 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах»;

0 201 02 000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении»;

0 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути»;

0 201 04 000 «Касса»;

0 201 05 000 «Денежные документы»;

0 201 06 000 «Аккредитивы»;

0 201 07 000 Денежные средства учреждения в иностранной валюте.

На счете 1 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» учитываются операции по движению денежных средств учреждения в случае проведения операций по счетам, открытым в кредитных организациях (не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджета), и отражаются операции со средствами, полученными от приносящей доход деятельности.

Счета 2 201 01 000, 3 201 01 000 «Денежные средства учреждения на банковских счетах» используются бюджетными учреждениями для учета средств, полученных из внебюджетных источников, вне зависимости от того, где они находятся (на банковском счете учреждения или на лицевом счете по учету средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности в органах Федерального казначейства).

Учет операций по движению средств на банковских счетах ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к банковским выпискам.

Операции по поступлению денежных средств оформляются бухгалтерскими записями:

Поступление денежных средств на восстановление расходов в погашение дебиторской задолженности отражается следующим образом:

Операции по выбытию средств со счета оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Перечисление денежных средств в оплату счетов поставщиков за поставленные материальные ценности, оказанные услуги:

Пример

На балансе клинической больницы имеется задолженность по недостаче белья на сумму 4200 руб. Эту недостачу возмещает виновное лицо, поступление денежных средств в возмещение недостачи отражается проводками:

Все поступления (выбытия) денежных средств по банковским счетам, отражаемые бюджетным учреждением в бюджетном балансе по дебету (кредиту) счетов 0 201 01 000, одновременно отражаются на забалансовых счетах:

– 17 Поступления денежных средств на банковские счета учреждений;

– 18 Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждений.

Эти забалансовые счета предназначены для учета поступлений (выбытий) денежных средств на банковские счета бюджетных учреждений в разрезе КБК.

Аналитический учет по забалансовым счетам 17 и 18 ведется в многографной карточке.

Счет 0 201 02 000 «Денежные средства учреждения во временном распоряжении» применяется учреждениями для учета денежных средств, поступивших им во временное распоряжение и подлежащих возврату владельцу или передаче по назначению при наступлении определенных условий. К таким средствам относятся:

– средства, изъятые в ходе дознания, предварительного следствия и не являющиеся вещественными доказательствами, при наложении ареста на имущество обвиняемого (подозреваемого), на которые может быть обращено взыскание в целях возмещения причиненного материального ущерба или исполнения приговора в части конфискации имущества;

– средства, полученные на ответственное хранение.

Учет операций по движению денежных средств на счете ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам со счетов.

Поступление денежных средств оформляется бухгалтерской записью:

Дебет 0 201 02 510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения» – Кредит 0 304 01 730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение».

Возврат денежных средств их владельцу (передача по назначению в установленном порядке) оформляется следующей записью:

Дебет 0 304 01 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение» – Кредит 0 201 02 610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение».

Денежные средства в пути – это средства, которые перечислены бюджетному учреждению, но будут получены им только в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета в банке на другой счет. Учет операций по движению денежных средств на счете 00 201 03 000 «Денежные средства учреждения в пути» ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Операции по поступлению средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Операции по выбытию средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Счет 0 201 04 000 «Касса» предназначен для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе бюджетного учреждения. Приказом Минфина России от 03.09.2008 № 89н утверждены Правила обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации (далее – Правила обеспечения наличными деньгами), вступившие в действие с 1 января 2009 г.

Согласно Правилам обеспечения наличными деньгами получатель средств должен получить чековые книжки, которые в необходимом количестве выдаются бесплатно органом Федерального казначейства получателю средств бюджета на основании представленного им заявления на получение денежных чековых книжек по форме согласно приложению № 2 к Правилам обеспечения наличными деньгами (форма 0531712).

Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными денежными чеками для последующего их возврата в учреждение банка получатель средств бюджета обязан вернуть органу Федерального казначейства. Возврат осуществляется по заявлению получателя средств, оформленному им в простой письменной форме, в котором указываются номера подлежащих возврату неиспользованных денежных чеков, в случае:

– закрытия лицевых счетов получателя средств бюджета;

– изменения указанного в чековой книжке наименования получателя средств бюджета;

– закрытия или изменения номера соответствующего счета № 40116, открытого органу Федерального казначейства в учреждении банка.

Для получения наличных денег получатель средств бюджета представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания заявку на получение наличных денег (форма 0531802, утвержденная приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н «О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов»; далее – Приказ Федерального казначейства № 8н). Заявка должна быть представлена в орган Федерального казначейства не позднее дня, предшествующего дню получения наличных денег.

Заявка оформляется получателем средств бюджета отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги:

– средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности;

– средства дополнительного бюджетного финансирования;

– средства для осуществления оперативно-розыскных мероприятий, средства, поступающие во временное распоряжение получателей бюджетных средств.

Для получения наличных денег за счет средств, поступивших во временное распоряжение, при оформлении заявки получателем средств бюджета показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Одновременно с заявкой получатель средств бюджета представляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую заявку.

Заявка представляется получателем средств бюджета в электронном виде либо на бумажном носителе.

Если заявка представляется получателем средств бюджета на бумажном носителе, то по согласованию с руководителем органа Федерального казначейства (уполномоченным им лицом) она может быть представлена по факсимильной связи накануне предполагаемого дня получения наличных денег с последующим одновременным представлением получателем средств бюджета в день получения им наличных денег заявки на бумажном носителе и денежного чека.

Орган Федерального казначейства проверяет правильность формирования представленной заявки: наличие в ней реквизитов и показателей, предусмотренных к заполнению получателем средств бюджета, а также их соответствие друг другу и иным сведениям, имеющимся в органе Федерального казначейства.

При приеме заявки на бумажном носителе подлежит проверке:

– соответствие формы представленной заявки форме, утвержденной в установленном порядке (форма 0531802);

– наличие в заявке подписи руководителя или иного лица, указанного в карточке образцов подписей (форма 0531753) с правом первой подписи, и главного бухгалтера или иного лица, указанного в представленной получателем средств бюджета, уполномоченным подразделением карточке образцов подписей с правом второй подписи, а также соответствие подписей образцам, имеющимся в карточке образцов подписей, предоставляемой получателем средств бюджета в установленном порядке и по установленной форме.

Если форма (оформление) заявки не соответствуют установленным требованиям или подписи на ней будут признаны не соответствующими образцам, представленным в установленном порядке получателем средств бюджета, орган Федерального казначейства регистрирует представленную заявку в журнале регистрации неисполненных документов (форма 0531804, утвержденная Приказом Федерального казначейства № 8н) в установленном порядке и не позднее рабочего дня, следующего за днем ее представления получателем средств бюджета:

– возвращает получателю средств бюджета заявку, представленную на бумажном носителе с приложением протокола (форма 0531805, утвержденная Приказом Федерального казначейства № 8н) в установленном порядке, в котором указывается причина возврата;

– направляет протокол в электронном виде, в котором указывается причина возврата при условии, если заявка представлялась в электронном виде.

Денежный чек заполняется получателем средств в соответствии с требованиями, установленными Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства (утверждено ЦБ РФ № 298-П, Минфином России № 173н 13.12.2006).

Орган Федерального казначейства проверяет правильность оформления представленного получателем средств бюджета денежного чека на соответствие:

– сумм, указанных цифрами и прописью;

– данных паспорта или иного документа, удостоверяющего личность представителя получателя средств бюджета, уполномоченного на получение наличных денег, данным, указанным в денежном чеке и в заявке;

– серии, номера и даты денежного чека и суммы, подлежащей получению, указанных в представленном денежном чеке и в заявке.

В Правилах обеспечения наличными деньгами содержатся также следующие разделы:

– обеспечение наличными деньгами уполномоченных подразделений;

– взнос получателем средств бюджета наличных денег и учет их органом Федерального казначейства;

– особенности обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджета субъекта Российской Федерации в условиях открытия финансовому органу лицевого счета бюджета;

– указания по заполнению форм документов, представленных в приложениях к Порядку.

Однако Приказ Федерального казначейства № 8н не следует рассматривать как новую редакцию приказа Федерального казначейства от 22.03.2005 № 1н «Об утверждении Порядка кассового обслуживания исполнения бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов территориальными органами Федерального казначейства» (далее – Приказ Федерального казначейства № 1), который касался обслуживания бюджетов субъектов Российской Федерации. В Приказе Федерального казначейства № 8н речь идет об обслуживании бюджетов всех уровней – федеральном, субъектов Российской Федерации, муниципальных.

Приказом Федерального казначейства № 8н введен новый документ – заявка на кассовый расход. Для осуществления кассовых выплат получатели средств федерального бюджета и администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в Федеральное казначейство эту заявку с приложением (при необходимости) документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств, в соответствии с установленным Минфином России порядком санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета.

Приказом Федерального казначейства № 8н введено новое понятие – внебанковская операция. Операция, которая осуществляется в пределах одного банковского счета, является внебанковской. Основанием ее является представление получателем бюджетных средств соответствующего бюджета заявки на кассовый расход.

Предусмотрено три варианта внебанковских операций:

– при оплате с одного счета получателя на счет другого получателя средств бюджета;

– при перечислении получателем средств сумм на открытый ему же лицевой счет;

– при восстановлении клиентом суммы произведенной им кассовой выплаты с одного кода бюджетной классификации Российской Федерации на другой.

Приказом Федерального казначейства № 1н было предусмотрено заключение соглашения об осуществлении органами Федерального казначейства отдельных функций по организации исполнения бюджета субъекта Российской Федерации (бюджета муниципального образования) в случае кассового обслуживания исполнения бюджета с открытием локальных компьютерных сетей администраторам, главным распорядителям, распорядителям и получателям средств. Приказом Федерального казначейства № 8н определено, что соглашение заключается при любом порядке организации кассового обслуживания исполнения бюджета субъекта и местных бюджетов.

Следующим изменением является то, что основанием для проведения операций по кассовым выплатам из федерального бюджета является заявка на кассовый расход. Для федерального бюджета исключено понятие «платежное поручение», оно заменено понятием «заявка на кассовый расход». Если заявка представляется на бумажном носителе и при ее оформлении допускаются ошибки, они могут быть исправлены – зачеркивается неправильный текст или суммы и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или суммы.

Участники бюджетного процесса представляют в органы Федерального казначейства заявки на кассовый расход. Вместе с тем финансовым органам дано право представлять либо Заявки, либо расчетный документ в соответствии с соглашением (предусмотренный Положением ЦБ РФ от 03.10.2002 № 2-П).

В разделе «Учет операций по кассовым поступлениям в бюджеты субъектов» Приказа Федерального казначейства № 1н перечислены кассовые операции, которые учитывались на счетах 40201, 40204. В Приказе Федерального казначейства № 8н учет операций по кассовым поступлениям в бюджеты субъектов, местные бюджеты не определен, необходимо руководствоваться Порядком учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределением между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 05.09.2008 № 92н.

Основанием для проведения операций по кассовым выплатам из бюджета субъекта Российской Федерации или муниципального образования является заявка на кассовый расход, которую представляют финансовые органы, получатели бюджетных средств. Кроме того, финансовые органы в соответствии с соглашением могут предусмотреть документ для проведения операций по кассовым выплатам – расчетный документ.

Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам строгой отчетности:

– квитанция (форма 0504510),

– приходный кассовый ордер (форма 0310001).

Если наличные денежные средств принимаются уполномоченными лицами, то они обязаны ежедневно сдавать в кассу бюджетного учреждения полученные денежные средства по реестру сдачи документов с приложением квитанций (копий).

В бюджетных учреждениях широко практикуется выдача денежных средств раздатчиками, назначенными приказом руководителя учреждения и с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности.

Учет денежных средств, выдаваемых раздатчиками, ведется кассиром в книге учета выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы, денежного довольствия военнослужащих и стипендий.

Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях ведется в кассовой книге (форма 0504514).

Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте учитываются на отдельных листах кассовой книги (форма 0504514) по видам иностранных валют.

Учет операций по движению наличных денежных средств на счете 00 201 04 000 Касса ведется в журнале операций по счету Касса на основании кассовых отчетов, которые составляются кассиром ежедневно.

Кассовые операции отражаются бюджетными учреждениями следующими записями:

Для расчетов с наличными средствами для бюджетополучателей введен счет 0 210 03 000 «Расчеты по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств».

При использовании счета 0 210 03 000 выдача наличных денежных средств бюджетным учреждениям оформляется в два этапа:

1) бюджетное учреждение отражает задолженность перед получателем денежных средств на основании представленной заявки;

2) образовавшаяся задолженность погашается на основании чека и одновременно полученные денежные средства принимаются к учету в кассе учреждения.

Лимит остатка кассы – это сумма наличных денежных средств, которую бюджетное учреждение может оставлять в кассе на конец рабочего дня, и которая устанавливается ежегодно. Бюджетным учреждениям, обслуживающимся в ОФК, лимит остатка кассы устанавливается казначейством.

Орган Федерального казначейства устанавливает единый лимит остатка кассы по бюджетным и внебюджетным средствам и представляет в учреждение Банка России или в кредитную организацию, осуществляющую его расчетно-кассовое обслуживание, форму 0408020 Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу.

Указанный расчет лимита составляется ОФК путем обобщения аналогичных расчетов, представленных получателями средств федерального бюджета, открывшими у него лицевые счета. Получатели средств федерального бюджета обращаются в орган Федерального казначейства по месту своего обслуживания для установления лимита остатка кассы.

Если бюджетное учреждение не представило расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная денежная наличность на конец рабочего дня – сверхлимитной.

В перечне корреспонденции счетов приложения № 1 к Инструкции № 148н указаны не только номера счетов, но и коды бюджетной классификации к каждому аналитическому счету, а в ряде случаев – и коды вида деятельности.

Например, если указан код вида деятельности 1, это означает, что данный счет может применяться исключительно для отражения операций по бюджетной деятельности.

В приложении № 4 к Инструкции № 148н приведены коды бюджетной классификации (их виды):

– КДБ – код главного администратора доходов бюджета;

– КРБ – код главного распорядителя бюджетных средств, код раздела, подраздела, целевой статьи и вида расходов бюджета;

– КИФ – код главного администратора источников финансирования дефицита бюджета;

– гКБК – код главы по Бюджетному кодексу Российской Федерации, в 4 – 17-м разрядах номера счета указываются нули.

Каждому счету аналитического учета соответствует один из упомянутых кодов (например, КДБ 210 02 000 «Расчеты по поступлениям в бюджет с финансовыми органами», КИФ 201 05 000 «Денежные документы»). Это позволяет бухгалтеру понять, как правильно формировать первые 18 разрядов аналитического счета в каждой из приведенных бухгалтерских записей.

К денежным документам относятся:

– оплаченные талоны и пластиковые карты на бензин и масла;

– талоны на питание;

– оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;

– полученные извещения на почтовые переводы;

– почтовые марки;

– марки государственной пошлины;

– прочие денежные документы.

Все денежные документы должны храниться в кассе учреждения.

Приходные и расходные кассовые ордера, отражающие движение денежных документов, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003), но отдельно от операций по денежным средствам.

Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям. Для отражения операций с денежными документами предназначен счет 00 201 05 000 «Денежные документы».

Счета по учету денежных документов не корреспондируют со счетом 00 201 04 000 «Касса», но они хранятся в кассе, и кассир несет полную материальную ответственность за них.

В целях контроля за обеспечением сохранности денежных документов в кассе учреждения комиссией, назначенной приказом руководителя, не реже одного раза в месяц должна проводиться инвентаризация. Ее результаты оформляются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (форма 0504086).

Поступление денежных документов в кассу оформляется записью:

Дебет 0 201 05 510 «Поступления денежных документов» – Кредит 0 302 00 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Выдача из кассы денежных документов отражается записью:

Дебет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 0 201 05 610 «Выбытия денежных документов».

Пример

Институт перечислил денежные средства бензозаправочной станции на покупку бензина в сумме 10 000 руб. Для заправки автомобилей поставщик выдал пластиковую карту.

В течение отчетного месяца был заправлен бензин марки АИ-92 в объеме 520 л по цене 20 руб. за литр, всего на сумму 10 400 руб.

В учете следует сделать следующие записи:

Счет 0 201 06 000 «Аккредитивы» предназначен для учета движения денежных средств по договорам с поставщиками за поставки материальных ценностей и за оказанные услуги.

Многие банки рекламируют аккредитивы как решение проблемы неплатежей. Аккредитив – это специальный счет, который открывается в банке. На этом счете покупатель может зарезервировать денежные средства для последующих расчетов с продавцами. Отдельный аккредитив открывается для каждого продавца, с которым покупатель ведет свои расчеты (ст. 867 ГК РФ).

Аккредитивы могут быть:

– отзывными и безотзывными;

– покрытыми и непокрытыми.

Чтобы иметь возможность изменить условия (аннулировать) аккредитива покупатель должен открыть отзывной аккредитив. Безотзывный аккредитив покупатель может изменить (отменить) только с согласия продавца.

Если покупатель открывает покрытый аккредитив, то с его расчетного счета банк списывает денежные средства и резервирует их для последующих платежей продавцу. Распоряжаться деньгами, находящимися на покрытых аккредитивах, покупатель не может.

При непокрытом аккредитиве банк продавца списывает деньги с корреспондентского счета банка покупателя в пределах суммы, на которую открыт аккредитив. То есть средства самого покупателя с его расчетного счета не списываются и остаются в обороте до момента, определенного договором. И только потом банк покупателя списывает с его расчетного счета сумму, перечисленную продавцу. Это может произойти, например, в течение двух дней после использования аккредитива.

Аналитический учет ведется отдельно по каждому выставленному аккредитиву на карточке учета средств и расчетов.

Учет операций по движению аккредитивов ведется в журнале операций с безналичными денежными средствами на основании документов, приложенных к выпискам с аккредитивного счета:

С 1 января 2009 г. вступил в силу порядок осуществления операций бюджетными учреждениями со средствами от приносящей доход деятельности. Средства, полученные от приносящей доход деятельности, подлежат зачислению на счета управлений Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации.

Пунктом 2 ст. 317 ГК РФ установлено, что денежное обязательство может быть определено в иностранной валюте или в условных денежных единицах (экю, специальных правах заимствования и др.). В этом случае подлежащая уплате в рублях сумма определяется по официальному курсу соответствующей валюты или условных денежных единиц на день платежа, если иной курс или иная дата его определения не установлены законом или соглашением сторон. Согласно п. 4 ст. 421 ГК РФ при заключении договора стороны могут по своему усмотрению определить условия договора и соответственно могут согласовать как официальный, так и иной курс иностранной валюты или условных денежных единиц, отличный от курса ЦБ РФ (при соблюдении ограничений на расчеты в иностранной валюте, установленные Федеральным законом от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Бюджетные учреждения сталкиваются с необходимостью осуществления операций в валюте иностранных государств при командировании сотрудника за рубеж. Федеральным законом № 173-ФЗ валютные операции на законных основаниях определены в качестве средства платежа для бюджетных учреждений, являющихся резидентами. Понятие «суммовые разницы» в российском бухгалтерском учете все-таки остается, но эти разницы могут возникать при округлении в бухгалтерском учете стоимости имущества, обязательств и хозяйственных операций до целых рублей – п. 25 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н.

Пересчет стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в рубли производится:

на даты совершения операций (при принятии активов и обязательств к бухгалтерскому учету, при исполнении обязательств по оплате, списании денежных средств с банковского счета (банковского вклада), выдаче иностранной валюты или денежных документов из кассы организации и др.);

на отчетные даты пересчитывается в рубли стоимость отдельных активов и обязательств: денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, краткосрочных ценных бумаг, средств в расчетах (включая по заемным обязательствам) с юридическими и физическими лицами, остатков средств целевого финансирования, полученных из бюджета или иностранных источников в рамках технической или иной помощи Российской Федерации в соответствии с заключенными соглашениями (договорами), выраженной в иностранной валюте.

Пересчет стоимости денежных знаков в кассе учреждения и средств на банковских счетах (банковских вкладах), выраженной в иностранной валюте, может производиться, кроме того, по мере изменения курса.

Иностранную валюту бюджетные учреждения могут получать:

– из бюджета в качестве финансирования;

– в результате осуществления деятельности, приносящей доход.

Для учета денежных средств в иностранной валюте предназначен счет 0 201 07 000 «Денежные средства учреждения в иностранной валюте».

На этом счете учитываются операции по движению денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте в случае проведения таких операций не через органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов, а также операции со средствами в иностранной валюте, полученными от деятельности, приносящей доход.

Учет операций по движению денежных средств в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу ЦБ РФ на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.

Операции по поступлению денежных средств оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Курсовая разница возникает в результате изменения курсов валют при ликвидации открытой валютной позиции или ее переоценки. В бюджетном учете курсовая разница образуется при отражении:

– возврата остатков подотчетных сумм, выданных в валюте работникам учреждения, командированным за территорию Российской Федерации;

– погашения дебиторской задолженности в результате перевода поставщиками валютных средств;

– кредиторской задолженности по начисленной, но еще не полученной учреждением валютной выручке;

– операций по обязательной (добровольной) продаже валютных средств;

– пересчета остатков средств на валютных счетах учреждения.

Курсовая разница может быть положительной или отрицательной.

В бюджетном учете сумма курсовой разницы отражается следующим образом:

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств. Для получения денежных средств под отчет работник подает заявление с указанием назначения аванса и срока, на который выдаются денежные средства.

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы бюджетного учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. При этом денежные средства под отчет могут выдаваться только работнику учреждения на основании распоряжения руководителя учреждения. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не допускается.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в учреждение отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (письмо ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»). Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, бюджетное учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ). Удерживая сумму невозвращенного аванса из заработной платы работника, следует учитывать ограничение размера удержаний из заработной платы, установленное ст. 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Для отражения операций по учету подотчетных сумм предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Денежные средства выдаются под отчет на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и т.д. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета:

00 208 01 000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;

00 208 02 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;

00 208 03 000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на оплату труда»;

00 208 04 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

00 208 05 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

00 208 06 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

00 208 07 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

00 208 08 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

00 208 09 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

00 208 10 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям государственным и муниципальным организациям»;

00 208 11 000 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным и безвозвратным перечислениям организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;

00 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»;

00 208 13 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям и правительствам иностранных государств»;

00 208 14 000 «Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям»;

00 208 15 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;

00 208 16 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению»;

00 208 17 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора государственного управления»;

00 208 18 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

00 208 19 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

00 208 20 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

00 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов»;

00 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов»;

00 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению ценных бумаг, кроме акций»;

00 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению акций и иных форм участия в капитале».

Пример

Раздатчик получил из кассы учреждения под отчет 300 000 руб. для выдачи заработной платы сотрудникам. По истечении трех дней раздатчик представил в бухгалтерию учреждения отчет и сдал ведомости, по которым заработная плата выдана полностью. При этом в учете были сделаны следующие записи:

Водитель подал заявление в бухгалтерию учреждения с целью получения аванса на приобретение запасных частей для ремонта автомобиля в сумме 7000 руб. С разрешения руководителя из кассы выдана сумма – 7000 руб. Водителем представлен авансовый отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 6800 руб. Оставшаяся сумма сдана в кассу учреждения. При этом в учете были сделаны следующие записи:

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды, прилагаются оформленные документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров или оплату услуг. К таким документам относятся: кассовые чеки (бланки строгой отчетности), подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица; счета-фактуры; приходные документы (накладные), подтверждающие принятие материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения.

Рассмотрим основные правила выдачи подотчетных сумм, порядок их документирования, обоснованность включения подотчетных расходов в расходы.

Выдача денежных средств под отчет применяется в основном для выдачи наличных денежных средств в организациях, которые связаны с приобретением ГСМ, канцелярских или хозяйственных принадлежностей. Подотчетные лица – это физические лица, которым выданы наличные деньги (другие ценности) и которые обязаны представить отчет об их использовании.

Срок, на который могут выдаваться суммы на хозяйственные расходы, законодательно не ограничен, однако такие сроки организация должна устанавливать самостоятельно в приказе по организации.

Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение (приказ руководителя учреждения о направлении сотрудника в служебную командировку).

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером, в котором обязательно указывается целевое назначение подотчетной суммы, расходование подотчетных сумм на другие цели не допускается.

Подотчетное лицо, получая наличные денежные средства из кассы организации, должно отчитаться по расходованию полученных сумм. Отчет об израсходованных подотчетных суммах сдается в установленные сроки (не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения подотчетного лица из командировки).

Понятие служебной командировки применимо только к работникам учреждения, состоящим с предприятием в трудовых правоотношениях и подчиняющимся правилам внутреннего трудового распорядка учреждения (ст. 15, 130 Трудового кодекса РФ). Физическое лицо, не состоящее в штате предприятия, не может быть направлено в служебную командировку и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.

Если же физическое лицо, не состоящее в штате учреждения, выполняет какие-либо работы (оказывает услуги), в том числе связанные с поездкой в другую местность, то между учреждением и этим физическим лицом должен быть заключен гражданско-правовой договор на выполнение этих работ. Условиями договора может быть предусмотрено возмещение физическому лицу фактически произведенных затрат, связанных с выполнением работ по договору, в том числе затрат, связанных с поездкой в другую местность. При этом указанные суммы возмещения фактически произведенных затрат нельзя рассматривать в качестве командировочных расходов. Эти суммы являются частью вознаграждения за работы, выполненные по гражданско-правовому договору, включаются в совокупный налогооблагаемый доход указанного физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты. В то же время при наличии соответствующих оправдательных документов физическое лицо имеет право уменьшить свой совокупный налогооблагаемый доход на сумму фактически понесенных им затрат, связанных с поездками в другую местность.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»; далее – Инструкция № 62).

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции № 62). В соответствии с п. 15 Инструкции № 62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство учреждения принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, складываются из следующих затрат (п.12 Инструкции № 62):

1) стоимости билета на самолет (поезд, иное транспортное средство общего пользования, кроме такси);

2) расходов по оплате услуг по предварительной продаже (бронированию) билетов;

3) расходов по оплате за пользование в поездах постельными принадлежностями;

4) расходов по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту), если они находятся за чертой населенного пункта;

5) расходов по оплате страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы на проживание возмещаются командированному работнику в сумме фактически произведенных затрат. Стоимость дополнительных услуг, включаемых гостиницами в счет за проживание, в составе расходов на проживание не возмещается, а подлежит оплате самим командированным работником за счет суточных, возмещаются расходы по оплате бронирования места в гостинице. К дополнительным услугам относятся: стоимость завтраков, услуги химчистки, оплата за пользование мини-баром и пр.

Командированному работнику возмещаются все произведенные им и документально подтвержденные затраты на проживание в полном объеме, а установленные законодательством нормы имеют значение исключительно для целей налогообложения. Источник списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки.

Бухгалтер учреждения должен проверить целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и др.).

К расходам, произведенным работником с ведома или разрешения работодателя, относятся: оплата багажа, услуг связи, залов официальных лиц и делегаций, автостоянок, камеры хранения и др. Эти расходы не ограничиваются никакими нормами и возмещаются работнику в их фактическом размере при условии представления документов.

Особо следует оговорить услуги залов официальных лиц и делегаций. Этими услугами пользуются отдельные категории федеральных государственных гражданских служащих. Пунктом 23 Указа Президента РФ от 18.07.2005 № 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих» установлено, что перечень должностей гражданской службы, замещение которых дает право пользования залами официальных лиц и делегаций, утверждает Президент РФ.

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов:

212 «Прочие выплаты» – расходы по оплате суточных;

222 «Транспортные услуги» – расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно;

226 «Прочие услуги» – расходы по найму жилого помещения;

290 «Прочие расходы» – расходы протокольного характера в соответствии с законодательством Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет» содержит реквизиты, предусматривающие отражение подотчетных сумм как в рублях, так и в иностранной валюте. Авансовый отчет заполняется и подотчетным лицом, и бухгалтером учреждения в одном экземпляре на бумажном или машинном носителе. На оборотной стороне формы № АО-1 подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения (уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставится его должность, дата и подпись с расшифровкой. После этого авансовый отчет принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Списание подотчетных денежных сумм с подотчетного лица производится на основании данных утвержденного авансового отчета.

Пример

Работник бюджетного учреждения Кутырев М.М. направлен в служебную командировку в г. Белгород на 10 дней. Согласно личному заявлению Кутырева М.М. ему разрешен проезд до места командировки поездом в купейном вагоне и выданы под отчет на оплату проезда – 8800 руб., гостиничного номера – 5500 руб., суточные – 2100 руб.

После возвращения из командировки Кутырев М.М. представил авансовый отчет, к которому были приложены: проездные билеты до места командировки и обратно на сумму 8800 руб., счет за проживание в гостинице за 7 суток на общую сумму 4800 руб. Кутырев М.М. вернул в кассу учреждения остаток аванса в размере 700 руб.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом:

Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

В случае если у подотчетного лица осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается . На данное положение необходимо обратить серьезное внимание, так как практика показывает, что нередко в учреждениях выдаются подотчетные суммы без полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Пример

Сотруднику учреждения, ответственному за проведение официального приема, в феврале были выданы денежные средства под отчет в сумме 15 000 руб. После проведения официальных переговоров работник составил авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие представительские расходы, а именно:

– счет-фактура ресторана, в котором был организован заключительный обед на сумму 13 570 руб. с учетом НДС и документы об оплате данного счета;

– счет-фактура от транспортной организации за услуги по доставке участников переговоров к месту встречи на сумму 1062 руб., в том числе НДС, и платежные документы.

Принятые на основании авансового отчета представительские расходы составили 14 632 руб., у работника осталась неиспользованная сумма в размере 368 руб., которая не была возвращена работником в кассу.

Руководитель учреждения принял решение об удержании неизрасходованной суммы из заработной платы работника, который согласен с решением руководителя.

Обращаем внимание, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся работнику. При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы.

Допустим, что сумма заработной платы сотрудника в течение года не изменялась и с начала года составила:

в январе – 5000 руб.;

в феврале – 5000 руб.

Работник имеет право на личный стандартный налоговый вычет, который в данный период был определен в размере 400 руб. Сначала нужно определить сумму налога на доходы физических лиц с начала года:

НДФЛ = (5000 руб. + 5000 руб. – 400 руб. х 2 мес.) х 13% = 1196 руб.

Учитывая, что общая сумма удержаний при каждой выплате заработной платы не должна превышать 20%, определяется максимальная сумма удержания (сверх удержанного налога на доходы физических лиц).

(5000 руб. – 598 руб.) х 20% = 880,40 руб.

Поэтому при выплате заработной платы за февраль с сотрудника будут удержаны:

налог на доходы физических лиц – 598 руб.;

сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса, выданного на представительские расходы, – 368 руб.

На руки работнику будут выданы 4034 руб. (5000 руб. – 598 руб. – 368 руб.).

В нашем случае сумма неизрасходованного и невозвращенного аванса (368 руб.) меньше максимально возможной суммы удержания (880,40 руб.), поэтому вся сумма удержана в одном месяце. В том случае если задолженность работника превышает максимально допустимую сумму удержания, то погашение производится частично. Сначала погашается задолженность в сумме, равной предельно допустимой, оставшаяся сумма удерживается при последующих выплатах заработной платы.

Если же руководитель учреждения принял решение не удерживать с подотчетного лица сумму задолженности в размере 368 руб., то сумма невозвращенного аванса признается суммой дохода физического лица (п. 1 ст. 210 НК РФ):

«1. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со статьей 212 настоящего Кодекса.

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу».

Принимая решение не удерживать с работника сумму невозвращенного аванса, учреждение должно исчислить и удержать с сотрудника и уплатить в бюджет сумму налога. Налогообложение производится по ставке 13%, сумма дохода у физического лица с начала года составит:

в январе – 5000 руб.;

в феврале – 5000 руб. + 368 руб.;

Сумма налога на доходы физических лиц с начала года составит:

НДФЛ = (5000 руб. + 5368 руб. – 400 руб. х 2 мес.) х 13% = 1244 руб.

К удержанию за февраль подлежит 646 руб., поэтому на руки в феврале сотрудник получит сумму в размере 4354 руб. (5000 руб. – 646 руб.).

Обратим внимание на следующее. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» действует до сих пор, и она ограничивает срок командировки на территории Российской Федерации. Максимальный срок командировки не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Командировку также следует отличать от перевода работника на другую работу, так как перевод работника на другую работу означает изменение содержания трудового договора: у работника появляются другие трудовые функции, другие существенные условия, которые не отражены в действующем трудовом договоре. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласиясотрудника. Командировка – это выполнение работы, которая предусмотрена трудовым договором или трудовыми функциями, и при направлении в командировку согласия сотрудника не требуется. При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Говоря о сохранении среднего заработка, напомним, что в настоящее время действует новый порядок расчетов среднего заработка по командировкам и отпускным.

Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, вступившем в силу 06.01.2008, утвержден новый порядок расчета среднего заработка. Он содержит в себе немало отличий от порядка, который применяется для расчета пособий.

Данный порядок предусматривает три основных способа расчета среднего заработка:

1) для оплаты основных, дополнительных, учебных отпусков и компенсации за неиспользованный отпуск;

2) для оплаты времени командировок, вынужденного прогула, переводов на другую работу, медосмотров, за время выполнения государственных и общественных обязанностей, за время простоя, для оплаты дней сдачи крови и отдыха донорам, для оплаты времени повышения квалификации, выплаты выходных пособий и т. д.;

3) для выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком производятся на основании Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию (утверждено постановление Правительства РФ от 15.06.2007 № 375). При расчете пособий, при исчислении среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, начисленные в расчетном периоде за 12 месяцев, а именно -

Выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка:

– заработная плата, начисленная работнику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), за выполненную работу по сдельным расценкам за отработанное время;

– заработная плата, начисленная работнику за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;

– заработная плата, выданная в неденежной форме;

– денежное вознаграждение (денежное содержание), начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, государственные должности субъектов Российской Федерации, депутатам, членам выборных органов местного самоуправления, выборным должностным лицам местного самоуправления, членам избирательных комиссий, действующих на постоянной основе;

– денежное содержание, начисленное муниципальным служащим за отработанное время;

– начисленные в редакциях средств массовой информации и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;

– заработная плата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх установленной и (или) уменьшенной годовой учебной нагрузки за текущий учебный год, независимо от времени начисления;

– заработная плата, окончательно рассчитанная по завершении предшествующего событию календарного года, обусловленная системой оплаты труда, независимо от времени начисления;

надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, руководство бригадой и др.;

– выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;

– вознаграждение за выполнение функций классного руководителя педагогическим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений;

– премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;

– другие виды выплат по заработной плате, применяемые у соответствующего работодателя.

При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:

– за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;

– работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

– работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;

– работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;

– работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

– работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Средний заработок определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Порядок исчисления среднего заработка разрешает учитывать премии целиком в том случае, если они начислены за фактически отработанное время в расчетном периоде. Например, если квартал расчетного периода, за который начислена премия, отработан полностью, премию можно учесть при расчете среднего заработка в полной сумме, даже несмотря на то что в расчетном периоде есть неотработанные месяцы – в других кварталах.

При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке:

– ежемесячные премии и вознаграждения – фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода;

– премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, – фактически начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода;

– вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, – независимо от времени начисления вознаграждения.

Теперь действуют новые правила определения количества календарных дней. Их можно представить в виде формулы:

К = 29,4 дня х М + (29,4 дня / Кдн1 х Котр1 + 29,4 дн. / Кдн2 х Котр2…),

где К – количество календарных дней;

М – количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;

Кдн1 – количество календарных дней в неполных месяцах;

Котр1 – количество календарных дней в неполных месяцах, приходящихся на отработанное время.

Пример

Работнику установлен оклад в размере 12 000 руб. в месяц. С 14 января 2009 г. он уходит в отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Расчетный период – 2008 год. Работник в период с 9 по 22 июля 2008 г. включительно был в отпуске, на отработанное в июле время приходится 17 календарных дней (31 – 14), а заработок за этот период составил 6545,45 руб. Остальные 11 месяцев расчетного периода отработаны сотрудником полностью.

Количество дней, которое необходимо принять в расчет, составит:

29,4 дня х 11 мес. + (29,4 дня / 31 день х 17 дней) = 339,52 дня.

Средняя заработная плата будет рассчитана так:

(12 000 руб. х 11 мес. + 6545,45 руб.) / 339,52 дня х 14 дней = 5712,88 руб.

Пример

Расчетный период работник отработал полностью с июля 2008 г по июнь 2009 г. Его оклад составил 4000 руб. С ноября работник переведен на новую должность с окладом 6000 руб. С января 2009 г. ему повышен оклад, который теперь составляет 8000 руб. (повышение по всей организации). Какие коэффициенты повышения оплаты труда следует применять при расчете среднего заработка?

Согласно п. 16 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 при повышении в учреждении или его отдельных подразделениях тарифных ставок, должностных окладов всех работников средний заработок следует скорректировать на коэффициент повышения, который применяется в зависимости от того, в какой момент произошло повышение тарифных ставок (окладов):

– в расчетный;

– после расчетного периода;

– в период сохранения среднего заработка.

Если повышение произошло в расчетном периоде, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий индексации период, увеличиваются на коэффициент, рассчитанный по формуле:

Кп = ТСн / ТС,

где K – коэффициент повышения;

ТСн – тарифная ставка, оклад, денежное вознаграждение, установленные в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка;

ТС – тарифная ставка, оклад, денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Выплаты, учитываемые при определении среднего заработка работника, составят:

96 000 руб. (4 мес. х (4000 руб. х (8000 руб. / 4000 руб.) + (2 мес. х (6000 руб. х (8000 руб. : 6000 руб.) + (6 мес. х 8000 руб.))).

Заработная плата, которая выплачивается работнику за время его нахождения в служебной командировке за границей , относится к доходам от источников в Российской Федерации (письмо Минфина России от 21.12.2007 № 03-04-05-01/419). При этом длительность командировок установлена п. 4 упоминавшейся выше Инструкции «О служебных командировках в пределах СССР», применяющейся в части, не противоречащей Трудовому кодексу Российской Федерации.

Если свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, работник выполнял в иностранном государстве в период, превышающий время командирования, установленное указанной Инструкцией, фактическое место работы работника будет находиться в иностранном государстве, и такой работник не может считаться находящимся в командировке.

В этом случае считается, что получаемое работником вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства, которое в соответствии с подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ относится к доходам от источников за пределами Российской Федерации.

Объектом налогообложения признается доход, полученный налоговыми резидентами Российской Федерации как от источников в Российской Федерации, так и от источников за пределами Российской Федерации, а для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами, – только от источников в Российской Федерации (п. 2 ст. 209 НК РФ).

Налоговый статус физического лица определяется в соответствии с положениями п. 2 ст. 207 НК РФ в редакции Федерального закона от 27.07.2006 № 137-ФЗ, вступившей в силу с 1 января 2007 г.

Если в соответствующем календарном году работник является налоговым резидентом Российской Федерации, его заработная плата на территории иностранного государства облагается НДФЛ по ставке 13%. Если же по итогам года работник не признан налоговым резидентом Российской Федерации, то по таким доходам от источников в иностранном государстве налог на территории Российской Федерации не взимается.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ) следующие расходы:

на проезд; по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); другие расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором (локальным нормативным актом).

Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры командировочных расходов при командировках на территории иностранных государств определены в постановлении Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 и в приказе Минфина России от 02.08.2004 № 64н. Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» внесено изменение в ст. 264, исключающее с 1 января 2009 г. положение об отнесении к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, сумм суточных в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

Поэтому на основании ст. 238 НК РФ с 1 января 2009 г. не подлежат обложению единым социальным налогом суточные в размере, установленном локальным нормативным актом организации.

Установлен размер суточных, не подлежащий обложению только налогом на доходы физических лиц, а в целях исчисления организацией единого социального налога это положение не применяется.

Все командировочные расходы, кроме суточных, признаются в размере фактических затрат при условии их подтверждения первичными документами. Поэтому проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы относится к расходам, принимаемым к учету. Так как фактически такие расходы понесены только на приобретение двух билетов (на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы), то и учитывать необходимо только расходы на приобретение этих двух проездных билетов.

Федеральным законом от 22.07.2008 № 158-ФЗ внесено изменение в ст. 264 главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ, исключающее с 01.01.2009 положение об ограничении отнесения к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, сумм суточных нормами, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Поэтому с 01.01.2009 учреждение может при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на выплату суточных и полевого довольствия принимать в размере фактических затрат.

Согласно ст. 168 ТК РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Суточные выплачиваются за все время нахождения работника в командировке, за исключением того времени, когда работнику предоставлен отпуск, так как отпуск отнесен ко времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).

По общему правилу командировка завершается в момент возвращения работника к месту работы. Если работник желает получить отпуск в период своего нахождения в командировке и работодатель не имеет возражений, то это не противоречит действующему законодательству. Трудовым кодексом РФ не предусмотрено обязательное возвращение работника обратно к месту работы сразу же после того, как срок командировки закончен, при условии, что стороны приняли иное решение (например, предоставить работнику отпуск).

Поэтому, если работнику предоставлен ежегодный отпуск в период, когда он находится в командировке, то ко дню начала отпуска командировка должна завершиться. Поэтому так называемая вторая часть командировки, приходящаяся на период после окончания отпуска, является новой командировкой, требующей отдельного оформления.

Все хозяйственные операции организации должны оформляться оправдательными документами. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации.

Унифицированные формы документов, используемые при оформлении командировок, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Помимо формы № Т-10 «Командировочное удостоверение», постановлением предусмотрены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, которыми может оформляться командировка:

– № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

– № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

– № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

– № АО-1 «Авансовый отчет».

Направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя без оформления командировочного удостоверения , кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы (п. 3 постановления Правительства РФ от 26.12.2005 № 812).

Оформления командировочного удостоверения в данном случае не требуется. Достаточно оформить формы № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Когда речь идет о нескольких отдельных командировках, то необходимо оформить эти документы по каждой командировке (командировке до отпуска и командировке после отпуска).

Минфин России неоднократно указывал, что приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение имеют одно и то же назначение. Параллельно составлять два документа по одному факту хозяйственной деятельности не требуется (письма Минфина России от 06.12.2002 № 16-00-16/158, от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442, от 17.05.2006 № 03-03-04/1/469).

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время прибытия в служебную командировку и время пребывания в ней, в каждом пункте назначения делаются отметки (о прибытии и убытии) и заверяются подписью ответственного должностного лица, поэтому в письме от 23.05.2007 № 03-03-06/2/89 Минфин России изменил свою позицию. Но к оформлению командировок, осуществляемых в иностранные государства, рекомендации Минфина России, изложенные в этом письме, не относятся, поэтому оформления командировочного удостоверения не требуется . В этом случае факт нахождения сотрудника в командировке будет подтверждаться отметками в загранпаспорте, копию которого нужно приложить к авансовому отчету.

В дополнение к приказу на командировку оформляется и служебное задание (форма № 10-а), в котором подробно описывается цель командировки. Служебное задание необходимо в том случае, когда работник документально не может подтвердить эффективность своей работы в командировке. В форму № 10-а включена графа «Краткий отчет о выполнении задания», в которой можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров). Правильно оформленное служебное задание поможет продемонстрировать практическую пользу поездки и обоснованность понесенных расходов.

Работника, который без уважительных причин отказался ехать в командировку, можно привлечь к дисциплинарной ответственности – сделать ему замечание (объявить выговор). Отдельных работников запрещено направлять в командировки или можно командировать только с их письменного согласия, при этом они должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от предложенной командировки (ст. 259 ТК РФ). За нарушение правил направления работников в командировку на организацию могут быть наложен штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб., а на руководителя организации – в размере от 1000 до 5000 руб. Данное нарушение может повлечь за собой и другое наказание, такое как административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ).

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (имеет разъездной характер), служебными командировками не признаются. Это касается, например, курьеров и водителей, только если поездки курьеров совершаются в течение рабочего дня, в пределах населенного пункта и влияют только на стоимость проезда.

Все бюджетные учреждения по своей организационно-правовой форме разделены на три типа:
- бюджетные;
- автономные;
- казенные.
Так как самым распространенным типом учреждений являются бюджетные учреждения, то рассмотрим вопросы по учету операций по движению денежных средств на их примере.
Для отражения операций со средствами, находящимися на счетах учреждений, открытых в кредитных организациях или в органах Федерального казначейства, а также операций с наличными денежными средствами и денежными документами предусмотрен группировочный счет 020100000 "Денежные средства учреждения".
В соответствии с п. 70 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), для формирования информации в денежном выражении о наличии денежных средств учреждений и хозяйственных операций, изменяющих указанные объекты учета, применяются следующие группы счетов:
- 020110000 "Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства";
- 020120000 "Денежные средства на счетах учреждения в кредитной организации";
- 020130000 "Денежные средства в кассе учреждения".
020110000 "Денежные средства на лицевых счетах учреждения в органе казначейства". Порядок открытия и ведения лицевых счетов Федеральным казначейством и его территориальными органами установлен Приказом Федерального казначейства России от 07.10.2008 N 7н.
Для ведения бухгалтерского учета операций по безналичным денежным средствам в валюте Российской Федерации, осуществляемых на лицевых счетах бюджетного учреждения, открытых в органе Федерального казначейства, финансовом органе субъекта Российской Федерации (муниципального образования), применяются следующие счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
- 020111000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства".
Операции по поступлению денежных средств на лицевые счета бюджетного учреждения оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Д-т сч. 4 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 4 205 81 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам" - поступление субсидии, предоставленной на выполнение государственного (муниципального) задания;
Д-т сч. 5 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 5 205 81 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам" - поступление субсидий на иные цели на отдельный лицевой счет бюджетного учреждения;
Д-т сч. 6 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 6 205 81 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам" - поступление бюджетных инвестиций на отдельный лицевой счет бюджетного учреждения;
Д-т сч. 0 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 0 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" - поступление средств из кассы бюджетного учреждения (отражается на основании объявления на взнос наличными, прилагаемого к выписке из лицевого счета бюджетного учреждения).

Пример 1. Бюджетное учреждение на выполнение государственного задания получило субсидии в размере 200 000 руб.

Д-т сч. 4 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 4 205 81 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам" - отражено поступление на лицевой счет бюджетного учреждения субсидии на сумму 200 000 руб.;
Д-т сч. 4 205 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам" К-т сч. 4 401 10 180 "Прочие доходы" - начислены доходы в сумме субсидии на выполнение государственного задания учреждением - 200 000 руб.

Операции по выбытию денежных средств с лицевых счетов бюджетного учреждения оформляются по дебету счетов аналитического учета счета 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" кредиту счета 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" по следующим основаниям:
- перечисление аванса поставщику материальных запасов;
- перечисление предварительной оплаты в соответствии с заключенными государственными (муниципальными) договорами на нужды учреждения (авансы по договорам на приобретение материальных ценностей, выполнение работ, услуг);
- на осуществление других авансовых выплат (п. 73 Инструкции N 174н).
При перечислении аванса поставщику материальных запасов в бухгалтерском учете учреждения будет сделана следующая запись:
Д-т сч. 4 206 34 560 "Увеличение дебиторской задолженности по авансам по приобретению материальных запасов" К-т сч. 4 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства";
Дебет счетов аналитического учета сч. 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" К-т сч. 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - перечисление денежных средств в оплату поставленных (изготовленных) материальных ценностей, оказанных услуг, выполненных работ в соответствии с заключенными государственными (муниципальными) договорами на нужды бюджетного учреждения, а также перечисление средств иным кредиторам, в том числе работникам учреждения, по принятым в отношении их денежным обязательствам.
При перечислении денежных средств поставщику за приобретенные материальные запасы в бухгалтерском учете будет сделана следующая запись:
Д-т сч. 4 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов" К-т сч. 4 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства";
Дебет счетов аналитического учета сч. 0 208 00 000 "Расчеты по выданным авансам" К-т сч. 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - перечисление подотчетным лицам денежных средств на основании их личного заявления при условии полного отчета по ранее выданному авансу с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.
При перечислении с лицевого счета учреждения денежных средств на оплату проезда при направлении сотрудника в командировку будет сделана следующая бухгалтерская проводка:
Д-т сч. 4 208 22 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг" К-т сч. 4 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства".
- 020113000 "Денежные средства учреждения в органе казначейства в пути".
Напомним, что денежными средствами в пути признаются денежные средства, перечисленные учреждению, подлежащие зачислению на его счета в следующем месяце, а также средства, переведенные с одного счета учреждения на другой счет при условии перечисления (зачисления) денежных средств не в один операционный день (п. 162 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений (далее - Инструкция N 157н), утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н).
Операции по поступлению денежных средств учреждения в органе казначейства в пути оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 74 Инструкции N 174н):
Д-т сч. 0 201 13 510 "Поступления денежных средств учреждения в органе казначейства в пути" Кредит счета аналитического учета сч. 0 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты" - перечислены денежные средства в рублях в рамках расчетов между головным учреждением, обособленными подразделениями (филиалами), которые будут зачислены на лицевые счета бюджетного учреждения в другом отчетном периоде;
Д-т сч. 2 201 13 510 "Поступление денежных средств учреждения в органе казначейства в пути" К-т сч. 2 201 26 610 "Выбытия денежных средств с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации" - принятие к учету денежных средств в рублях, перечисленных с аккредитивного счета, но не поступивших в один операционный день;
Д-т сч. 0 201 13 510 "Поступления денежных средств учреждения в органе казначейства" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - перечислены денежные средства для конвертации иностранной валюты в валюту Российской Федерации (рубли).
020120000 "Денежные средства на счетах учреждения в кредитной организации". Для ведения бухгалтерского учета по операциям с денежными средствами на счетах бюджетных учреждений, открытых в соответствии с законодательством Российской Федерации в кредитной организации, применяются следующие счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
- 020123000 "Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути".
Согласно п. 77 Инструкции N 174н операции по поступлению средств в пути оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Д-т сч. 0 201 23 510 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" К-т сч. 0 201 26 610 "Выбытия денежных средств учреждения с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации" - поступление средств в иностранной валюте, перечисленных с аккредитивного счета бюджетного учреждения, при условии их зачисления на этот счет в операционный день, отличный от дня перечисления;
Д-т сч. 0 201 23 510 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" К-т сч. 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" (сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации") - перечисление средств на аккредитивный счет бюджетного учреждения при условии их зачисления в операционный день, отличный от дня перечисления;
Д-т сч. 0 201 23 510 "Поступление денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" К-т счета 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - выбытие денежных средств из кассы учреждения в иностранной валюте для зачисления на счет в кредитной организации согласно объявлению на взнос наличными при условии их зачисления на счет бюджетного учреждения в операционный день, отличный от дня перечисления.
- 020126000 "Аккредитивы на счетах учреждения в кредитной организации".
В общепринятом смысле под аккредитивом понимается условное денежное обязательство, принимаемое банком (банком-эмитентом) по поручению плательщика по аккредитиву, осуществить платеж в пользу получателя средств по аккредитиву указанной в аккредитиве суммы по представлении последним в банк документов в соответствии с условиями аккредитива в указанные в тексте аккредитива сроки.
Основными нормативными документами, регулирующими аккредитивные расчеты в Российской Федерации, являются:
- Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное Банком России от 19.06.2012 N 383-П;
- Гражданский кодекс РФ (ст. ст. 867 - 873).
Счет 020126000 предназначен для учета движения денежных средств по аккредитивным расчетам в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте по договорам с поставщиками за поставки материальных ценностей и за оказанные услуги (п. 173 Инструкции N 157н). Учет операций по выставленным аккредитивам в иностранных валютах ведется в валюте Российской Федерации по курсу Банка России на дату совершения операций в иностранной валюте. Переоценка денежных средств в иностранной валюте осуществляется на дату совершения операций в иностранной валюте и на отчетную дату.
Приведем корреспонденцию счетов по поступлению денежных средств на аккредитивный счет бюджетного учреждения в кредитной организации:
Д-т сч. 0 201 26 510 "Поступление денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации" К-т сч. 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - поступление денежных средств в течение одного операционного дня;
Д-т сч. 0 201 26 510 "Поступление денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации" К-т сч. 0 201 23 610 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" - поступление (зачисление) денежных средств, перечисленных в предыдущий операционный день;
Д-т сч. 0 201 26 510 "Поступление денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - поступление денежных средств в иностранной валюте в течение одного операционного дня.
- 020127000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации".
Согласно п. 177 Инструкции N 157н счет 020127000 предназначен для учета операций по движению денежных средств учреждения в иностранной валюте в случае проведения указанных операций не через органы Федерального казначейства.
Операции по поступлению денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации отражается по Д-ту сч. 0 201 27 510 "Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации" и К-ту сч.:
- 0 201 236 10 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" - поступление денежных средств в иностранной валюте на счет в кредитной организации после конвертации валюты Российской Федерации;
- 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" (либо сч. 0 201 23 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути") - поступление наличных денежных средств в иностранной валюте на счет в кредитной организации из кассы учреждения;
- 0 201 26 610 "Выбытия денежных средств с аккредитивного счета учреждения в кредитной организации" - поступление средств в иностранной валюте с аккредитивного счета на счет в кредитной организации в течение одного операционного дня;
- 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов" - отражение положительной курсовой разницы при конвертации.
Операции по выбытию денежных средств бюджетного учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 82 Инструкции N 174н):
Д-т сч. 0 201 13 510 "Поступления денежных средств учреждения в органе казначейства" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - перечисление средств на конвертацию иностранной валюты в рубли;
Д-т сч. 0 201 26 510 "Поступление денежных средств на аккредитивный счет учреждения в кредитной организации" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - перечисление денежных средств в иностранной валюте на аккредитивный счет бюджетного учреждения в течение одного операционного дня;
Д-т сч. 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - выбытие денежных средств в иностранной валюте со счета в кредитной организации для поступления в кассу бюджетного учреждения;
Дебет соответствующих счетов аналитического учета сч. 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - перечисление предварительной оплаты в иностранной валюте в соответствии с заключенными государственными (муниципальными) договорами на нужды учреждения;
Д-т сч. 0 401 10 171 "Доходы от переоценки активов" К-т сч. 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - отражена отрицательная курсовая разница.

Для справки. Правовые основы операций купли-продажи иностранной валюты хозяйствующими субъектами-резидентами установлены положениями Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (далее - Закон N 173-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 11 Закона N 173-ФЗ покупка и продажа иностранной валюты резидентами должна осуществляться только через уполномоченные банки. Под уполномоченным банком понимается кредитная организация, созданная в соответствии с законодательством Российской Федерации и имеющая право на основании лицензий Банка России осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте, а также действующий на территории Российской Федерации филиал кредитной организации, созданной в соответствии с законодательством иностранного государства, имеющей право осуществлять банковские операции со средствами в иностранной валюте.

Пример 2 (цифры условные). Директор бюджетного учреждения был направлен в служебную командировку в США сроком на 4 дня. Под отчет ему были выданы оплаченный авиабилет и суточные на срок командировки. Проживание обеспечивала принимающая сторона. Коллективным договором организации установлено, что размер суточных при командировках в США составляет 70 долл. США в сутки.
Учреждением за счет средств от приносящей доход деятельности было решено приобрести 280 долл. США. Предположим, что на дату приобретения валюты курс Банка России составлял 31 руб/долл. США. Комиссионное вознаграждение банка составило 120 руб. Таким образом, учреждение перечислило банку 8800 руб. [(280 долл. США x 31 руб.) + 120 руб.]. На момент зачисления иностранной валюты на счет учреждения курс доллара изменился и составил 30 руб/долл. США.
В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие записи:
Д-т сч. 2 201 23 510 "Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" К-т сч. 2 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - перечислены денежные средства в рублях на покупку иностранной валюты в сумме 8680 руб.;
Д-т сч. 2 201 27 510 "Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации" К-т сч. 2 201 23 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" - зачислена иностранная валюта на счет в сумме 8400 руб. (280 долл. США x 30 руб.);
Д-т сч. 2 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги" К-т сч. 2 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - списано комиссионное вознаграждение банка в сумме 120 руб.;
Д-т сч. 2 401 10 171 "Доходы от переоценки активов" К-т сч. 2 201 23 610 "Выбытия денежных средств учреждения в кредитной организации в пути" - отражена отрицательная курсовая разница от переоценки валюты в сумме 280 руб. [(31 руб. - 30 руб.) x 280 долл. США].
Предположим, что на момент зачисления иностранной валюты на счет учреждения курс доллара составил 33 руб/долл. США.
Таким образом, в результате увеличения курса доллара возникает положительная курсовая разница, которая относится на увеличение финансового результата текущего финансового года:
Д-т сч. 2 201 27 510 "Поступления денежных средств учреждения в иностранной валюте на счет в кредитной организации" К-т сч. 2 401 10 171 "Доходы от переоценки активов" - отражена положительная курсовая разница от переоценки валюты в сумме 560 руб. [(33 руб. - 31 руб.) x 280 долл. США].

Для целей налогообложения прибыли налоговый учет результатов операции приобретения (продажи) иностранной валюты отражается следующим образом:
1) в составе внереализационных расходов:
- в виде отрицательной курсовой разницы, возникающей от переоценки валютных ценностей за исключением авансов выданных (полученных), в том числе по валютным счетам в банках, проводимой в связи с изменением официального курса иностранной валюты к рублю Банка России в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ (НК РФ);
- в виде отрицательной (положительной) разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса Банка России, установленного на дату перехода права собственности на иностранную валюту в соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ;
2) в составе внереализационных доходов:
- в виде положительной курсовой разницы, возникающей от переоценки валютных ценностей, за исключением авансов выданных (полученных), в том числе по валютным счетам в банках, проводимой в связи с изменением официального курса иностранной валюты к рублю Российской Федерации, установленного Банком России в соответствии с п. 11 ст. 250 НК РФ;
- в виде положительной (отрицательной) курсовой разницы, образующейся вследствие отклонения курса продажи (покупки) иностранной валюты от официального курса, установленного Банком России на дату перехода права собственности на иностранную валюту в соответствии с п. 2 ст. 250 НК РФ.
020130000 "Денежные средства в кассе учреждения". В силу п. 83 Инструкции N 174н для ведения бухгалтерского учета денежных средств, денежных документов в кассе бюджетного учреждения и хозяйственных операций по их движению применяются счета аналитического учета в соответствии с объектом учета и содержанием хозяйственной операции:
- 020134000 "Касса".
Операции по поступлению денежных средств в кассу бюджетной организации оформляются на основании следующих документов:
- унифицированной формы первичной учетной документации N КО-1 "Приходный кассовый ордер" (форма по ОКУД 0310001), утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление N 88));
- квитанции (форма по ОКУД 0504510, утверждена Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению").
Поступление денежных средств в кассу оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
Д-т счета 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 0 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" - поступление наличных денежных средств в валюте Российской Федерации в кассу с лицевого счета учреждения, открытого в органе казначейства, 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" - поступление наличных денежных средств в иностранной валюте в кассу бюджетного учреждения со счета в кредитной организации;
Д-т сч. 2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 2 205 00 000 "Расчеты по доходам" - поступление доходов в кассу учреждения;
Д-т сч. 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 000 00 "Расчеты с подотчетными лицами" - поступление остатков подотчетных сумм;
Д-т сч. 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" Кредит соответствующих счетов аналитического учета сч. 0 209 00 000 "Расчеты по ущербу имуществу" - поступление наличных денежных средств в возмещение ущерба, причиненного имуществу бюджетного учреждения;
- иными бухгалтерскими записями (п. 84 Инструкции N 174н).

Пример 3. В январе 2013 г. бюджетное учреждение А провело инвентаризацию, в результате которой была выявлена недостача фурнитуры для изготовления концертных костюмов, стоимостью по данным бухгалтерского учета 7500 руб. Рыночная стоимость фурнитуры также составила 7500 руб.
Сотрудница учреждения признала свою вину и возместила в кассу учреждения сумму ущерба исходя из рыночной цены недостающего имущества.
В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие записи:
Д-т сч. 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" К-т сч. 2 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения" - списана с учета недостающая фурнитура в сумме 7500 руб.;
Д-т сч. 2 209 74 560 "Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов" К-т сч. 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" - отражена сумма ущерба (рыночная стоимость недостающей фурнитуры) в сумме 7500 руб.;
Д-т сч. 2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 2 209 74 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов" - возмещен ущерб виновным лицом в сумме 7500 руб.

В целях гл. 25 НК РФ доходы в виде сумм возмещения ущерба, признанных работником, являются внереализационными доходами учреждения (п. 3 ст. 250 НК РФ).
Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы бюджетного учреждения на основании расходных кассовых ордеров (форма по ОКУД 0310002, утверждена Постановлением N 88), оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Д-т сч. 0 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" К-т сч. 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - выбытие денежных средств в валюте Российской Федерации из кассы учреждения для зачисления на лицевой счет в органе казначейства;
Дебет соответствующих счетов аналитического учета сч. 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" К-т сч. 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - оплата из кассы бюджетного учреждения предварительных платежей по государственным (муниципальным) договорам на нужды учреждения (авансов);
Д-т сч. 2 207 14 540 "Увеличение задолженности дебиторов по займам, ссудам" К-т сч. 2 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - предоставление займа, ссуды из кассы бюджетного учреждения;
Д-т сч. 0 209 81 560 "Увеличение дебиторской задолженности по недостачам денежных средств" К-т сч. 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - отражены суммы выявленных недостач, хищений, потерь денежных средств;
Д-т сч. 0 304 06 830 "Уменьшение расчетов с прочими кредиторами" К-т сч. 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - принятие к учету дебиторской задолженности по восстановлению иного источника финансового обеспечения, привлеченного на исполнение обязательства.

Пример 4 (воспользуемся условиями примера 3). Руководитель учреждения внес принятые в кассу денежные средства (сумма возмещенного ущерба) на лицевой счет учреждения. Данная операция была отражена бухгалтером следующим образом:
Д-т сч. 2 210 03 560 "Увеличение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" К-т сч. 2 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения" - внесены денежные средства на лицевой счет учреждения в сумме 7500 руб.;
Д-т сч. 2 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства" К-т сч. 2 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" - зачислены денежные средства на лицевой счет учреждения в сумме 7500 руб.

020135000 "Денежные документы".
Согласно п. 169 Инструкции N 157н денежными документами являются:
- оплаченные талоны на горюче-смазочные материалы (ГСМ);
- оплаченные талоны на питание;
- оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
- полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и тому подобное.
Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются следующими документами:
- приходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310001) с оформлением на них записи "Фондовый";
- расходными кассовыми ордерами (форма по ОКУД 0310002) с оформлением на них записи "Фондовый".
Такие кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами. Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи "Фондовый".
Довольно часто работодатели предоставляют своим сотрудникам путевки в дома отдыха, а их детям - путевки в оздоровительные лагеря. В большинстве случаев работодатель оплачивает часть стоимости путевки, а другую оплачивает работник. Рассмотрим порядок отражения в учете бюджетного учреждения поступления и выдачи такого денежного документа, как курортно-санаторная путевка.

Пример 5. Бюджетное учреждение А за счет средств от приносящей доход деятельности приобрело для своего сотрудника курортно-санаторную путевку стоимостью 20 000 руб. В трудовом договоре указано, что при предоставлении путевки сотрудник должен возместить учреждению 17% от ее стоимости. Работник при получении путевки оплатил свою часть стоимости путевки наличными деньгами в кассу учреждения.
В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующим образом:
Д-т сч. 2 206 26 560 "Увеличение дебиторской задолженности по авансам по прочим работам, услугам" К-т сч. 2 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства" - произведена оплата за курортно-санаторную путевку в сумме 20 000 руб.;
Д-т сч. 2 201 35 510 "Поступление денежных документов в кассу учреждения" К-т сч. 2 302 26 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам" - принята к учету путевка в сумме 20 000 руб.;
Д-т сч. 2 302 26 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам" К-т сч. 2 206 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по авансам по прочим работам, услугам" - списана предварительная оплата на расчеты с санаторием в сумме 20 000 руб.;
Д-т сч. 2 208 26 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" К-т сч. 2 201 35 610 "Выбытия денежных документов из кассы учреждения" - выдана из кассы путевка сотруднику в сумме 20 000 руб.;
Д-т сч. 2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 2 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" - оплачена сотрудником часть стоимости путевки в сумме 3400 руб. (20 000 руб. x 17%).
После возвращения сотрудника из санатория:
Д-т сч. 2 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги" К-т сч. 2 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" - отражены расходы, в части оплаты путевки учреждением в сумме 16 600 руб. (20 000 руб. - 3400 руб.).

Гражданским кодексом РФ предусмотрены два вида денежных расчетов - наличные и безналичные. Как правило, учреждения бюджетной сферы используют безналичные виды расчетов. В то же время без наличных денежных расчетов им не обойтись. Реализация товаров (работ, услуг) населению, выплата заработной платы работникам учреждения, социальных пособий, стипендий, осуществление командировочных расходов - все это предполагает использование наличных денежных средств. Если расчеты проводятся наличными денежными средствами, то возникает необходимость ведения кассовых операций.
При оформлении и учете кассовых операций учреждения должны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Банком России (п. 167 Инструкции N 157н).
Порядок ведения кассовых операций на территории Российской Федерации в целях организации на ее территории наличного денежного обращения определен Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П).
Для ведения кассовых операций учреждения должны установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит). Данное требование установлено п. 1.2 Положения N 373-П. Этот лимит должен быть закреплен распорядительным документом, хранящимся в порядке, определенном руководителем учреждения или иным уполномоченным лицом. Порядок расчета лимита остатка наличных денег изложен в Приложении к Положению N 373-П.
Наличные денежные средства сверх установленного лимита учреждения обязаны хранить на банковских счетах в кредитных организациях или в Банке России (п. 1.4 Положения N 373-П).
Уполномоченный представитель учреждения вносит наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки наличных денег, инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки наличных денег для зачисления, перечисления или перевода их на лицевой счет учреждения.
Нахождение денежных средств в кассе сверх лимита допустимо:
- в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты. Заметим, что срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем, однако он не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты), что следует из п. 4.6 Положения N 373-П;
- в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения учреждением в эти дни кассовых операций.
В других случаях накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег учреждением не допускается.
Применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении бюджетными учреждениями наличных денежных расчетов. Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ) организации, в том числе бюджетные учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт, при продаже товаров, выполнении работ или оказании услуг обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр ККТ.
Пунктом 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ установлен перечень видов деятельности, при осуществлении которых учреждение в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения может производить наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ. Так, например, возможность неприменения ККТ предусмотрена при обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий. Бюджетные учреждения, которые в соответствии с Законом N 54-ФЗ могут не применять ККТ, должны отразить свой выбор в учетной политике учреждения.
Также ККТ может не применяться в случае оказания услуг населению при условии выдачи учреждениями соответствующих бланков строгой отчетности.

Пример 6. В бюджетном учреждении была проведена инвентаризация, по результатам которой была выявлена недостача спортивного инвентаря, стоимостью по данным бухгалтерского учета 2000 руб. Рыночная стоимость инвентаря также составила 2000 руб.
Сотрудник учреждения признал свою вину и возместил в кассу учреждения сумму ущерба исходя из рыночной цены недостающего имущества.
В бухгалтерском учете учреждения были сделаны следующие записи:
Д-т сч. 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" К-т сч. 2 105 36 440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов - иного движимого имущества учреждения" - списан с учета недостающий спортивный инвентарь в сумме 2000 руб.;
Д-т сч. 2 209 74 560 "Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов" К-т сч. 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" - отражен ущерб (рыночная стоимость недостающего инвентаря) в сумме 2000 руб.;
Д-т сч. 2 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" К-т сч. 2 209 74 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов" - возмещен ущерб виновным лицом в сумме 2000 руб.

Список литературы

1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
2. Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений: Приказ Минфина России от 25.03.2011 N 33н.
3. Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению: Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Использование наличных денег становится менее популярным. Теперь на смену наличных расчетов пришли электронные деньги. Учреждения бюджетной сферы, наряду с коммерческими организациями, вправе использовать безналичные переводы для осуществления взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками и прочими контрагентами.

Особенности учета

Бухгалтерский учет безналичных расчетов следует вести на специальном счете 0 201 11 000 «Расчетный счет, открытый в органах Федерального казначейства». Такой бухсчет считают активным, следовательно, по дебету отражаются доходные поступления. Например, поступление денег за оказанные услуги.

Автономные учреждения вправе открывать расчетные счета (Р/Ч) не только в органах Федерального казначейства, но и в кредитных организациях (банках). В таком случае в бухучете хозоперации отражают по сч. 0 201 21 000.

Казенные госучреждения обязаны отражать расчеты от оказания платных услуг на сч. 0 210 04 000. Для остальных операций допустимо применение сч. 0 201 11 000.

Порядок осуществления операции на расчетном счете бюджетников определяется в соглашении, которое заключается в момент его открытия. То есть условия, сроки, взимание платы и комиссии за проведение расчетных операций оговариваются в договоре на обслуживание.

На одном счете допустимо открывать несколько лицевых счетов (Л/С). Такой подход позволяет детализировать учет операций по ключевым характеристикам. Например, большинство госучреждений открывают отдельные Л/С по видам финансового обеспечения. Признак или код Л/С позволяет быстро сгруппировать операции по одному КФО. Например, по средствам от предпринимательской деятельности.

Типовые бухгалтерские записи

Рассмотрим порядок учета безналичных денежных средств для разного рода операций.

При отражении операций со сч. 0 201 11 000 или 0 201 21 000 необходимо одновременно осуществлять записи на забалансовых счетах 17 и 18. Так, при отражении поступлений формируется запись по дебету 17 счета. При выбытии кредитуется 18 счет.

Безналичный возврат

Право покупателя на возврат средств закреплено в Гражданском кодексе. Деньги возвращают не только за некачественную или неукомплектованную поставку. Средства придется вернуть, если покупатель перечислил деньги, но отказался от подписания договора в дальнейшем.

Ключевой перечень причин, по которым покупатель отказывается от поставки и порядок оформления процедуры подробно раскрыт в специальном материале . Теперь определим, какими проводками отразить в бухучете возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету.

Пример бухгалтерского учета

Частное лицо перечислило на р/счет госучреждения 5 000 рублей за оказание определенного рода услуг. Но в дальнейшем покупатель отказался от подписания договора на оказание услуг. Следовательно, госучреждение обязано произвести возврат полученных денег. Причем возмещение средств следует проводить тем способом, который выбрал плательщик. В нашем примере частное лицо выбрало безналичный расчет.

Чтобы отразить в бухучете, бухгалтер составил следующие записи:

При некоторых переводах банковские организации и почтовые отделения вправе взимать комиссию за оказание безналичных расчетов. Размер комиссии определяется условиями договора на обслуживание Р/С.